可視化WBS讓開發(fā)管理一目了然
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最近我負(fù)責(zé)的一個(gè)軟件開發(fā)項(xiàng)目出現(xiàn)狀況。因?yàn)闆]有做好項(xiàng)目任務(wù)分配和控制，結(jié)果項(xiàng)目進(jìn)行得一塌糊涂。在階段報(bào)告會(huì)議上，面對(duì)各方質(zhì)問我無言以對(duì)，連項(xiàng)目到底已經(jīng)完成了什么任務(wù)，還有多少任務(wù)沒有完成都沒有一個(gè)清晰的說法。最后項(xiàng)目被迫暫停整頓。 面對(duì)項(xiàng)目重啟千頭萬緒的工作，我只感到眼前一遍漆黑，摸不著頭腦。我的經(jīng)驗(yàn)、智慧、精力和能力都受到極大的挑戰(zhàn)。為此我專門請(qǐng)教資深的開發(fā)專家，經(jīng)過分析他認(rèn)為，造成如此窘境的原因在于我在接受任務(wù)后，沒有認(rèn)真地把開發(fā)任務(wù)進(jìn)行顯形化和可視化管理，就匆忙地展開開發(fā)活動(dòng)，以致落入今天一籌莫展的境況。 一般來說，由于軟件開發(fā)項(xiàng)目具有人多、錢多、事多、過程長(zhǎng)，而且復(fù)雜度高、風(fēng)險(xiǎn)不可控等特點(diǎn)，所以在開發(fā)過程中很容易引起各種混亂。當(dāng)不能及時(shí)有效地解決時(shí)，就會(huì)造成進(jìn)度失控、預(yù)算超支、質(zhì)量差等問題，嚴(yán)重時(shí)項(xiàng)目還可能會(huì)無疾而終。因此，該專家建議我應(yīng)該學(xué)會(huì)利用項(xiàng)目管理的方法、工具和技術(shù)構(gòu)建一個(gè)可視化平臺(tái)，將復(fù)雜紛亂的項(xiàng)目任務(wù)進(jìn)行圖像化和可視化管理，這正是我能否走出項(xiàng)目混亂泥潭的關(guān)鍵所在。 什么是可視化wbs方法？ 如何對(duì)軟件開發(fā)進(jìn)行可視化管理是一件讓人頭痛的事情。專家給我的建議是：軟件開發(fā)好的管理必須做好一件事情，就是分配、執(zhí)行和追蹤任務(wù)都能用圖形化表示出來，而且必須一目了然。在經(jīng)歷多次痛苦的失敗和反思后，我終于找到一種可視化的開發(fā)管理工具，那就是在軟件開發(fā)中應(yīng)用wbs方法。這種可視化的管理方法使我有一種四兩拔千斤，項(xiàng)目混亂灰飛煙滅的感覺。 （1）什么是可視化的wbs wbs（work breakdown structure）即工作分解結(jié)構(gòu)，是根據(jù)項(xiàng)目目標(biāo)把工作分解成許多層次分明的、可交付成果的工作任務(wù)，然后用邏輯圖形或樹形結(jié)構(gòu)表示出來。wbs是由3個(gè)關(guān)鍵元素構(gòu)成：w，工作，可以產(chǎn)生有形結(jié)果的工作任務(wù)；b，分解，是一種逐步細(xì)分和分類的層級(jí)結(jié)構(gòu)；s，結(jié)構(gòu)，按照一定的模式組織各部分。 wbs表現(xiàn)為一種可視化、層次化的樹狀結(jié)構(gòu)，它定義了整個(gè)開發(fā)項(xiàng)目的工作范圍，wbs的層次結(jié)構(gòu)是以可交付任務(wù)成果為對(duì)象，包括內(nèi)部和外部可交付成果。隨分解層次的深入，所定義的項(xiàng)目任務(wù)也就越詳細(xì)越具體。每向下分解一個(gè)層次，就意味著項(xiàng)目工作的定義深入了一步。位于整個(gè)wbs分解結(jié)構(gòu)最底層是不能再進(jìn)一步細(xì)分的任務(wù)，稱為工作包。因此，在項(xiàng)目規(guī)劃的過程中，應(yīng)用可視化wbs方法進(jìn)行工作任務(wù)分解，就能在此基礎(chǔ)之上再進(jìn)行資源分配、進(jìn)度計(jì)劃預(yù)估和成本預(yù)估。 （2）wbs的基本要素：結(jié)構(gòu)、工作包、字典和報(bào)告 在項(xiàng)目管理中，wbs是一個(gè)分層次的、從全面到細(xì)節(jié)的樹形結(jié)構(gòu)，由可交付成果和需要執(zhí)行的任務(wù)組成。wbs的目的是識(shí)別項(xiàng)目中實(shí)際需要完成的工作任務(wù)，因此wbs有四個(gè)基本要素： 一是結(jié)構(gòu)化編碼：wbs結(jié)構(gòu)是以等級(jí)狀或樹狀來構(gòu)成，底層代表詳細(xì)的信息，逐層向上。wbs的結(jié)構(gòu)應(yīng)是科學(xué)的邏輯結(jié)構(gòu)，而不是單個(gè)的、離散的、在時(shí)間順序上不連續(xù)的成果的描述結(jié)構(gòu)。wbs結(jié)構(gòu)由層層的邏輯包含關(guān)系構(gòu)成，非常嚴(yán)謹(jǐn)。在表現(xiàn)結(jié)構(gòu)化的時(shí)候，最好的方式是應(yīng)用結(jié)構(gòu)化的編碼體系來體現(xiàn)。 二是工作包：工作包是wbs的最底層元素，也是最小的可交付成果。通過這些最小的可交付成果很容易就能識(shí)別出完成它的活動(dòng)、成本和責(zé)任人，以及其它資源信息。 三是wbs字典：在開發(fā)管理中規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化一直是軟件開發(fā)追求的目標(biāo)，wbs字典就是這樣一種工具。它用于描述和定義wbs分解的工作文檔。同時(shí)，wbs字典也使得wbs易于溝通和被開發(fā)團(tuán)隊(duì)以外的相關(guān)參與者理解（如高層領(lǐng)導(dǎo)和客戶等）。 四是工作報(bào)告：可視化的工作任務(wù)完成報(bào)告的目的是要反映開發(fā)到目前為止的進(jìn)展。通過任務(wù)完成報(bào)告，領(lǐng)導(dǎo)能夠判斷和評(píng)價(jià)開發(fā)過程的各個(gè)方面是否偏離目標(biāo)，偏離程度是多少。 為什么wbs具有可視化作用？ 在原先暫停的項(xiàng)目中，我也曾應(yīng)用多種項(xiàng)目管理工具，其中也進(jìn)行了項(xiàng)目任務(wù)分配和跟蹤，但結(jié)果還是丟三落四，混亂不清。后來分析主要原因發(fā)現(xiàn)，是不能直觀地看到任務(wù)的分配和完成情況帶來的惡果。那么，為什么wbs具有直觀的可視化功能呢？ 作為一個(gè)描述開發(fā)任務(wù)分解的可視化工具，wbs能直觀地展現(xiàn)一個(gè)項(xiàng)目全貌，清晰地用樹形圖表（或其它邏輯圖形）來表示各工作任務(wù)之間的相互聯(lián)系，詳細(xì)說明為完成項(xiàng)目所必須完成的各項(xiàng)任務(wù)的計(jì)劃工具。同時(shí)，它在圖表上直觀的標(biāo)注和定義里程碑事件，這可以作為項(xiàng)目狀況的可視化工具向高層報(bào)告項(xiàng)目完成情況。當(dāng)項(xiàng)目結(jié)束時(shí)，還可以是項(xiàng)目績(jī)效衡量的量化依據(jù)。因此，它能幫助項(xiàng)目經(jīng)理把工作任務(wù)圖形化和顯影化，也能更直觀的管理和評(píng)價(jià)開發(fā)工作的績(jī)效。 （1）初期作用：圖形化項(xiàng)目任務(wù)規(guī)劃 wbs是面向可交付成果的一組工作任務(wù)，這些任務(wù)定義了工作范圍，未在wbs中包括的工作任務(wù)就不屬于開發(fā)的范圍。wbs樹形圖每下降一層就代表對(duì)項(xiàng)目工作更加詳細(xì)的定義和描述。因此，可視化的可交付成果工作分解可以防止遺漏項(xiàng)目的可交付成果，這能幫助項(xiàng)目經(jīng)理直觀的關(guān)注項(xiàng)目目標(biāo)和明確職責(zé)。 （2）項(xiàng)目計(jì)劃時(shí)：使項(xiàng)目進(jìn)度表一目了然 可視化的wbs能幫助改進(jìn)時(shí)間、成本和資源估計(jì)的準(zhǔn)確度。軟件開發(fā)是個(gè)龐大的項(xiàng)目，過程控制主要是體現(xiàn)在執(zhí)行過程中的時(shí)間進(jìn)度控制，而wbs能把開發(fā)計(jì)劃過程圖形化，能在圖形上標(biāo)注各階段投入的資源和達(dá)到目標(biāo)所用的時(shí)間。通過圖表化的樹形結(jié)構(gòu)能把大任務(wù)分解成多個(gè)小任務(wù)，使可視化的項(xiàng)目可交付成果一目了然。因此，這種可視化的wbs方法不但能更加精確估算工作量和分配工作，并且能更加細(xì)密的跟蹤，而且也有利于按質(zhì)按量的在規(guī)定時(shí)間內(nèi)完成任務(wù)。 （3）wbs可視化有利于多方溝通 在軟件開發(fā)過程中，一般要?dú)v時(shí)一段時(shí)間，這會(huì)涉及到大量的資源和人員。因?yàn)樵仍O(shè)想的開發(fā)環(huán)境會(huì)隨著項(xiàng)目進(jìn)展發(fā)生很大的變化，這時(shí)就非常需要一個(gè)簡(jiǎn)潔高效的溝通工具。而圖表化的wbs能把開發(fā)過程中的各類信息通過顯形化、圖象化表現(xiàn)出來，這就使得用戶和各方參與者有了一個(gè)簡(jiǎn)潔易懂的信息溝通聯(lián)接器。 （4）明確劃分和落實(shí)人員職責(zé) wbs分解的核心思想之一是體現(xiàn)在人員職責(zé)的明確劃分和落實(shí)，這正是圖表化wbs的強(qiáng)項(xiàng)之一。責(zé)任到人是軟件開發(fā)管理的核心，軟件開發(fā)中最怕的就是“沒人認(rèn)賬，沒人負(fù)責(zé)”。要避免這個(gè)問題的出現(xiàn)，就要在每一層次wbs分解過程中都考慮到人員責(zé)任的劃分和歸屬，盡可能每一個(gè)最底層的節(jié)點(diǎn)任務(wù)都有唯一責(zé)任人（或部門）相對(duì)應(yīng)。 （5）有利于全過程進(jìn)度監(jiān)控 開發(fā)管理很重要一點(diǎn)就是在確保質(zhì)量的前提下做好進(jìn)度監(jiān)控，進(jìn)度滯后的軟件項(xiàng)目是許多項(xiàng)目經(jīng)理心中永遠(yuǎn)的痛。因此，無論是小的開發(fā)項(xiàng)目還是大的開發(fā)項(xiàng)目，進(jìn)度控制是一個(gè)重要的工作。當(dāng)應(yīng)用可視化wbs時(shí)，由于任務(wù)結(jié)構(gòu)劃分一目了然，進(jìn)度監(jiān)控自然也就能一目了然。 而且當(dāng)開發(fā)項(xiàng)目規(guī)模越大時(shí)，可視化wbs就更重要了。通過查看wbs圖形（如用不同的顏色區(qū)分），項(xiàng)目經(jīng)理就能在項(xiàng)目過程中及時(shí)了解項(xiàng)目實(shí)際進(jìn)展，并與進(jìn)度計(jì)劃進(jìn)行比較，對(duì)出現(xiàn)偏差的原因和影響進(jìn)行分析，及時(shí)找出調(diào)整方法并對(duì)原計(jì)劃進(jìn)行變更，如此不斷循環(huán)，就按計(jì)劃進(jìn)行項(xiàng)目驗(yàn)收。 怎樣制作軟件開發(fā)的可視化wbs？ 許多資深開發(fā)人員都會(huì)認(rèn)為“沒有wbs，就沒有軟件開發(fā)管理”。因此，如何制定正確的可視化wbs就成為軟件開發(fā)管理的核心過程。構(gòu)建可視化wbs有很多不同的方法，對(duì)于軟件開發(fā)管理比較成熟的軟件公司，針對(duì)不同類型的開發(fā)項(xiàng)目都有不同的可視化wbs模版供項(xiàng)目經(jīng)理參考。這里與大家分享我制定項(xiàng)目開發(fā)的可視化wbs的過程。 （1）列出樹形圖表化的目標(biāo)任務(wù)清單 目標(biāo)清單（working list）是開發(fā)活動(dòng)需要產(chǎn)出的工作結(jié)果，可以是開發(fā)最終交付成果的組成部分，也可以是開發(fā)中間過程的階段性結(jié)果。目標(biāo)清單有大有小，有的相互關(guān)聯(lián)，有隸屬的關(guān)系，但核心一點(diǎn)是要列出樹形結(jié)構(gòu)圖表。在列出開發(fā)工作清單的過程，可以是頭腦風(fēng)暴的方法，由項(xiàng)目組成員和資深技術(shù)專家共同完成。在分解項(xiàng)目目標(biāo)時(shí)，如果有現(xiàn)成的模板應(yīng)該盡量利用，這樣可以大大提高工作效率。 （2）畫出圖形化的工作任務(wù)分解結(jié)構(gòu)圖 針對(duì)項(xiàng)目目標(biāo)進(jìn)行任務(wù)分解得到wbs，然后畫出圖形化的wbs的層次結(jié)構(gòu)圖。簡(jiǎn)單說，是將主要項(xiàng)目可交付成果細(xì)分為更小的、易于管理的工作包，工作包必須詳細(xì)到可以對(duì)該工作包進(jìn)行估算(成本和歷時(shí))、安排進(jìn)度、預(yù)算、分配負(fù)責(zé)人員或部門。如果有必要，可建立一個(gè)樹形的邏輯編碼系統(tǒng)。最后，需要不斷地對(duì)可視化的wbs更新或修正，直到覆蓋所有工作。 （3）畫出圖表化的人員職責(zé)分解結(jié)構(gòu)圖 當(dāng)可視化wbs中的工作任務(wù)確定了后，這時(shí)就需要對(duì)完成任務(wù)的責(zé)任人也用圖表化來明確。例如，具體明確由那些人來完成哪些任務(wù)，將得到什么樣的可交付成果。因?yàn)槿藛T職責(zé)的圖表結(jié)構(gòu)化也是可視化wbs的一個(gè)特點(diǎn)，也是關(guān)鍵的一步。 （4）建立圖表化的wbs字典 一般來說，如果wbs含有數(shù)百（或數(shù)千）條詳細(xì)的活動(dòng)，那么各方人員溝通和理解就是一件繁重的工作。在這種情況下，把所有重要信息放入一個(gè)圖表化的wbs字典中會(huì)有好處，因?yàn)閳D表化的wbs字典會(huì)對(duì)項(xiàng)目范圍和工作任務(wù)清晰的定義發(fā)揮著的重要作用。 總之，可視化的wbs能體現(xiàn)出開發(fā)任務(wù)、人員職責(zé)的明確劃分和落實(shí)。它是貫穿開發(fā)全過程的一條主線，能將開發(fā)計(jì)劃、過程控制、業(yè)績(jī)?cè)u(píng)價(jià)串聯(lián)起來形成有效的管理。簡(jiǎn)單說，就是可視化wbs是把一個(gè)比較復(fù)雜的軟件開發(fā)項(xiàng)目逐步分解為比較簡(jiǎn)單的過程, 讓原來看起來不可控的一件事情變得清晰直觀和可控。 該文章在 2010/7/25 2:12:35 編輯過 |
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